Servicios de Gobernanza de la Información

El Mundo Digital ha Provocado una Explosión de Información

Las cuestiones de privacidad están en auge, con especial atención a los macrodatos, el análisis de datos y el descubrimiento electrónico de información. ¿Qué registros deben conservarse? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Y dónde?

Los gestores de documentos se enfrentan a políticas de seguridad de la información cada vez más complejas, tanto para documentos digitales como en papel. Esto se aplica a la información de toda la organización, almacenada en las instalaciones, fuera de ellas o en la nube.

Lograr el cumplimiento normativo comienza por comprender la gobernanza de la información y las responsabilidades de su empresa. Si no ha establecido directrices claras para la conservación de registros, corre el riesgo de incumplir los requisitos normativos.

¿Por Qué Es Importante la Gobernanza de la Información?

Descubra qué documentos tiene, dónde se encuentran y durante cuánto tiempo debe conservarlos.
Aumente la eficiencia operativa mediante la automatización de procesos.
Implemente políticas coherentes de clasificación, retención y eliminación de registros, y otras mejores prácticas de gobernanza de la información.
Cumpla con las normativas y reduzca los riesgos de litigio, mejorando los procesos de gestión de riesgos.

¿Qué es la Gobernanza de la Información?

La gobernanza de la información (GI) abarca todo lo relacionado con la captura, creación, uso, almacenamiento y eliminación de la información. Incluye registros en papel, documentos electrónicos, datos y cualquier otro tipo de contenido. Además de la retención de registros y la gestión de la información (RIM), la gobernanza de la información (GI) se basa en conocimientos legales, de gestión de riesgos y de TI para proteger, utilizar y generar valor en toda la organización, así como para garantizar el cumplimiento normativo.

“La gobernanza de la información comprende todas las normas, reglamentos, leyes, estándares y políticas que las organizaciones deben cumplir al crear, compartir y utilizar información.”

– Chris Walker, vicepresidente de AIIM Canadá

Una Gama Completa de Soluciones de Gobernanza de la Información

Nuestro servicio integral de gobernanza de la información comienza con una auditoría y evaluación exhaustivas de las políticas, procesos y documentación de gestión de registros existentes. Establecemos pautas de retención de registros para su empresa, lo que le permite cumplir con los requisitos normativos. Posteriormente, creamos e implementamos un programa de gobernanza de la información personalizado para abordar las deficiencias, fortalecer los puntos débiles, gestionar el cambio y crear una hoja de ruta para una implementación exitosa.

Modernización del Calendario de Conservación de Documentos

Un calendario de conservación sólido es la base de una política de gestión de documentos e información eficaz y conforme a la normativa. Le ayudaremos a crear un calendario de conservación de documentos e información completo y actualizado que cumpla con todos los requisitos legales y operativos.

Comencemos a trabajar en su calendario de conservación de documentos.

Revisión Legal y Recomendaciones de Conservación de Documentos

Nuestros abogados expertos perfeccionarán su plan de conservación de documentos, identificarán las referencias legales pertinentes y recomendarán las normas de conservación adecuadas.

Comprenda las leyes y regulaciones relevantes

Solución de Cumplimiento de Políticas de Retención y Privacidad

Simplifique las actualizaciones de los calendarios de retención, las referencias legales y mucho más con Access Unify® | Lifecycle. Con más de 170 000 requisitos registrados en 200 jurisdicciones de todo el mundo, nuestro equipo de investigación legal garantiza políticas de retención actualizadas.

Más información sobre Access Unify | Lifecycle

Revisión del Cumplimiento Normativo

Como parte de su suscripción a Access Unify | Lifecycle, le ofrecemos un servicio gestionado para revisar los cambios en las leyes y normativas, vincular las nuevas disposiciones a su calendario de conservación de documentos y recomendarle las actualizaciones necesarias. También le proporcionamos formación y soporte ilimitados.

Mantenga su programa listo para auditorías

Su Solución Integral de Gestión y Gobernanza de la Información

Nos especializamos en la creación de políticas y calendarios de retención, y en el soporte integral de la gobernanza de la información, incluyendo el cumplimiento normativo y la privacidad de los datos, respaldados por años de experiencia en la gestión tradicional de registros e información. Esto nos permite ofrecer un enfoque de servicio completo para gestionar todo el ciclo de vida de la información, alineando sus políticas y procedimientos de gestión de la información.

Uniendo la Gobernanza de la Información y la Gestión de Documentos Mediante Software y Servicios Gestionados

Simplifique las actualizaciones de los calendarios de conservación, las citas y mucho más con Access Unify® | Lifecycle. Con más de 170 000 requisitos registrados en 200 jurisdicciones de todo el mundo, nuestro equipo de investigación legal garantiza políticas de conservación actualizadas.

Access Unify | Lifecycle ofrece:

Base de datos de investigación: Realice un seguimiento de más de 170 000 requisitos en cientos de jurisdicciones en más de 120 países y en constante crecimiento.
Gestión de la conservación: Cree calendarios de conservación globales, por entidad o por departamento y adjunte citas a las series de registros para respaldarlos.
Búsqueda e informes: Busque calendarios y citas utilizando diversos metadatos. Imprima informes y exporte datos en formato PDF, Word, Excel y CSV.
Portal para empleados: Personalice las vistas para cada grupo de empleados y ofrezca una experiencia de búsqueda intuitiva.
Acceso en la nube: Disponible a través de los principales navegadores web como plataforma SaaS.
Seguridad robusta: Gestione el acceso con sólidos controles de usuario y un registro de auditoría completo.

Optimice su gestión de la conservación de documentos con Access Unify | Lifecycle

Access Classic | Services Portal, una solución de gestión de documentos basada en la nube, permite a las organizaciones acceder, proteger y controlar de forma segura tanto los documentos físicos como los digitales.

Con Access Classic | Services Portal, los gestores de documentos tienen acceso a: