Cuando se avecina un huracán, proteger la vida es lo primero, pero asegurar nuestros documentos importantes también es fundamental. Perder papeles legales, identificaciones, escrituras o pólizas puede generar muchos problemas después del desastre. Es crucial no olvidar la protección de los documentos importantes previo a eventos atmosféricos como lo son los huracanes. Perder documentos importantes puede generar desde retrasos en reclamos de seguros hasta dificultades para acceder a servicios básicos.
En este articulo le mostramos cómo puedes salvaguardar esos documentos vitales ya sean en papel o digital. La forma más efectiva de proteger los documentos físicos antes de un evento atmosférico es tener copias digitales. Escanea todo lo importante, utiliza un escáner o incluso la cámara de tu smartphone (hay muchas aplicaciones que funcionan como escáner) para crear copias digitales de los documentos más críticos. Asegúrate de:
- Organizar los archivos por categorías
- Protegerlos con contraseña
- Usar autenticación de dos factores en los equipos o las aplicaciones en donde se archivan
- Guarda copias en dispositivos externos. Además de la nube, guarda una copia digital en una memoria USB o disco duro externo.
Efectos Durante Un Huracán
Durante un huracán, los efectos pueden incluir marejadas ciclónicas, fuertes vientos, intensas precipitaciones, inundaciones, tornados y daños a la infraestructura. Las marejadas ciclónicas, causadas por el agua empujada hacia la costa por el viento, pueden provocar inundaciones costeras severas. Los fuertes vientos pueden derribar árboles, postes de luz y estructuras, causando daños importantes y cortes de energía. Las lluvias torrenciales pueden generar inundaciones tierra adentro, deslizamientos de tierra y aumento de los niveles de ríos y arroyos, resultando en daños por inundación.
Para los documentos originales que no puedes digitalizar, debes tomar protección adicional para salvaguardarlos. Las empresas de custodia documental profesional están diseñadas para resguardar archivos físicos en condiciones extremas, incluyendo huracanes. Esto es lo que hacen para protegerlos:
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Mantienen una Infraestructura resistente a desastres. Los centros de almacenaje están construidos con:
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- Materiales reforzados (hormigón armado)
- Diseños a prueba de inundaciones
- Techos anclados contra vientos huracanados
- Ubicación en zonas fuera de inundaciones (fuera de zonas de evacuación si es posible)
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Tienen contenedores y cajas especiales. Los documentos se guardan en:
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- Cajas de archivo resistentes
- Contenedores ignífugos e impermeables
- Estanterías metálicas elevadas para evitar el contacto con el agua en caso de filtraciones o inundación
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- Reforzar las zonas vulnerables
- Verificación de sellos de humedad en puertas y techos
- Uso de generadores eléctricos y sistemas de respaldo
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Generan digitalización de documentos como respaldo
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- Muchas empresas ofrecen digitalización y almacenamiento en la nube como servicio complementario. Esto garantiza acceso remoto a los documentos, incluso si el acceso físico se ve afectado por el huracán.
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Mantienen seguridad 24/7 y monitoreo ambiental
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- Cámaras, sensores de humedad, temperatura y movimiento
- Personal de seguridad en sitio o vigilancia remota
- Alarmas automáticas en caso de alteraciones ambientales
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Tienen una ubicación estratégica y construcción resiliente. La primera línea de defensa es la ubicación y la infraestructura del sitio de almacenamiento.
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- Ubicación Fuera de Zonas de Riesgo: Los proveedores de confianza ubicarán sus instalaciones lejos de zonas costeras de alto riesgo de huracanes y, crucialmente, fuera de zonas de inundación designadas por FEMA (Federal Emergency Management Agency). Si un centro está en una región propensa a huracanes, deberían tener múltiples sitios geo-redundantes.
- Edificaciones Reforzadas: Los almacenes deben estar construidos para soportar vientos extremos (códigos de construcción locales y más allá), con techos anclados, paredes de concreto reforzado y ventanas y puertas resistentes a impactos.
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Mantienen medidas activas de protección contra inundaciones y humedad. La amenaza más común y dañina para los documentos físicos durante un huracán no es solo el viento, sino también el agua. Algunas características de sus instalaciones son:
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- Sistemas de Drenaje y Bombeo: Las instalaciones de primer nivel contarán con sistemas de drenaje perimetral y bombas de sumidero de alta capacidad para manejar la acumulación de agua.
- Control de Humedad y Temperatura: Después de un evento de humedad extrema, es fundamental controlar la humedad ambiental para prevenir moho y deterioro. Los sistemas de climatización y deshumidificación deben ser robustos y contar con respaldo energético.
- Sellado de Edificios: Puertas, ventanas y cualquier posible punto de entrada deben tener sellos herméticos o barreras temporales que puedan instalarse rápidamente antes de la tormenta.
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- Un buen proveedor no solo protege los documentos, sino que tiene un plan para seguir operando.
- Generadores de Energía Redundantes: Esenciales para mantener la climatización, la seguridad y los sistemas de acceso operativos durante cortes prolongados de energía. Estos generadores deben tener suficiente suministro de combustible para varios días.
- Personal de Emergencia en el Sitio: Contar con un equipo reducido de personal esencial que pueda permanecer en el sitio durante la tormenta para monitorear las condiciones y responder a emergencias.
- Comunicación de Crisis: El proveedor debe tener canales de comunicación de emergencia para informar a sus clientes sobre el estado de las instalaciones y los documentos.
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Suplen seguridad física y digital complementaria
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- Cuentan con sistemas de seguridad robustos como son: cámaras de vigilancia, sistemas de alarma, control de acceso restringido y patrullas de seguridad, que se mantengan operativos con el respaldo de energía.
- Protección de Documentos Digitalizados: Si el proveedor ofrece servicios de digitalización, asegúrate de que sus protocolos de respaldo y protección en la nube cumplan con los mismos estándares que tu propia infraestructura digital (geo-redundancia, encriptación, seguridad lógica).
- Suplen seguridad física y digital complementaria
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Suplen servicios de recuperación post-desastre. Si ocurre un daño, estas empresas cuentan con equipos de recuperación y restauración de documentos mojados o dañados, usando técnicas como:
- Secado por congelación (freeze drying)
- Deshumidificación controlada
- Restauración de archivos físicos y digitalización urgente
Guía Para Administradores de Registros Firmas Electrónicas y Cumplimiento en Estados Unidos y Canadá
Descargue la Guía del Administrador de Registros sobre Firmas Electrónicas y Cumplimiento en EE. UU. y Canadá para comprender mejor las regulaciones clave y los requisitos de retención relacionados con los registros firmados electrónicamente.
En resumen, proteger los documentos en un sitio de almacenamiento externo durante un huracán es una responsabilidad compartida. Elegir al proveedor adecuado que demuestre una estrategia de resiliencia sólida es tan importante como sus propias medidas internas.
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