La transformación digital ha modificado la forma en que las organizaciones capturan, acceden a la información y la comparten, pero no ha eliminado los registros físicos. Los documentos en papel siguen siendo una parte necesaria de muchos procesos empresariales (¡y el trabajador de oficina estadounidense promedio todavía utiliza aproximadamente 10.000 hojas de papel al año!). Muchos de estos documentos terminan convirtiéndose en registros que deben conservarse de acuerdo con los calendarios de retención establecidos y gestionarse activamente mediante controles de seguridad y acceso adecuados.
Desde archivos históricos y registros en papel hasta cintas magnéticas y discos duros de computadora, gestionar la cantidad de información que genera su empresa puede resultar difícil. Para aquellas empresas que operan con equipos reducidos, en espacios de oficina más limitados y con presupuestos más ajustados, el almacenamiento de información importante puede suponer un desafío especial.
Cuando el espacio de oficina empieza a escasear, alquilar una unidad de almacenamiento externo para las cajas de archivos puede parecer una buena idea. Sin embargo, lo que parece una solución sencilla puede generar mayores complicaciones con el tiempo. La mayoría de las instalaciones de almacenamiento no están diseñadas para proteger documentos empresariales confidenciales, ya que carecen de la seguridad, los controles ambientales, el seguimiento de inventario y el soporte de cumplimiento normativo necesarios para gestionar la información adecuadamente. Además, los empleados terminan dedicando más tiempo a localizar y trasladar archivos entre distintas ubicaciones. A medida que se acumulan los documentos, resulta más difícil encontrar lo que se necesita, cumplir con los calendarios de retención y eliminar los archivos a tiempo, lo que incrementa tanto los riesgos como los costos.
En su lugar, colabore con un proveedor de gestión de registros e información (RIM) que almacene sus documentos físicos en instalaciones externas seguras. Tendrá la tranquilidad de saber que su información está protegida, al tiempo que obtiene una mejor visibilidad sobre qué documentos posee, dónde se encuentran y cuándo pueden destruirse. Esto facilita la recuperación de registros cuando los necesita, el cumplimiento de los requisitos de retención y la liberación de valioso espacio de oficina, permitiéndole dedicar menos tiempo a gestionar cajas y más a tareas de mayor valor.
Servicios de Almacenamiento de Registros Fuera de las Instalaciones:
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- Mejor seguridad de la información
Una instalación de almacenamiento externa diseñada específicamente para este fin ofrece seguridad para todos sus datos y registros, incluyendo almacenamiento con climatización controlada, sistemas de seguridad y vigilancia para prevenir el robo de datos, verificación de antecedentes del personal y protección contra desastres naturales e incendios. Muchos proveedores de servicios de gestión de información y registros (RIM) también ofrecen cámaras acorazadas y bóvedas subterráneas para brindar un nivel de protección adicional.
- Mejora en la organización y la gestión de registros
Un socio especializado en gestión de información y registros (RIM) garantiza no solo que sus archivos estén organizados de manera eficiente, sino también que se conserven y posteriormente se destruyan en los plazos adecuados.
La organización y categorización correcta de los archivos, siguiendo una estructura coherente, es la mejor forma de evitar que la gestión documental se vuelva incontrolable. Esto permite localizar los archivos con mayor rapidez, reducir las duplicidades y lograr que los empleados dediquen menos tiempo a buscar documentos que habían pasado inadvertidos.
La empresa de gestión de información y registros (RIM) adecuada le ayudará a gestionar los calendarios de retención para garantizar que sus archivos se conserven durante el plazo exigido por ley. Busque una compañía que también ofrezca servicios de destrucción segura; así, sus documentos podrán destruirse de forma protegida al finalizar el periodo de retención, sin necesidad de trasladarlos previamente a otras instalaciones. Esto permite a su empresa cumplir con la normativa y minimiza el riesgo de robo de datos. Olvídese de dejar que los archivos se acumulen mientras se pregunta cuáles puede desechar con seguridad
- Acceso Rápido y Seguro a la Información
No pierda un tiempo valioso rebuscando en cajas o archivadores para encontrar los registros que necesita. Muchos proveedores de almacenamiento de registros fuera de las instalaciones ofrecen servicios de digitalización bajo demanda, lo que permite a los empleados solicitar un documento y recibir una copia digital segura. Si se requiere un archivo físico, su proveedor de gestión de información y registros (RIM) puede localizarlo rápidamente, recuperarlo de forma segura y entregarlo en su oficina con un registro de transporte auditable.
Esto agiliza las tareas diarias y facilita la realización de auditorías, la atención a requerimientos legales y otros procesos empresariales sujetos a plazos estrictos. El acceso a los registros es rápido y seguro, y los permisos basados en roles garantizan que solo los empleados autorizados puedan visualizar información confidencial.
- Reducción de los costos de almacenamiento
La búsqueda constante de espacio para almacenar archivos, ya sea en sus propias instalaciones o en un centro de auto almacenamiento, incrementará los costos de forma exponencial con el paso del tiempo. Asimismo, considere las horas que se pierden buscando nuevo espacio, trasladando archivos a nuevas ubicaciones o desplazándose a las instalaciones para transportar y recuperar documentos.
Los proveedores de servicios de gestión de información y registros (RIM) optimizan los costos de almacenamiento al garantizar un uso eficiente del espacio —evitando así el alquiler de unidades más grandes de lo necesario— y al eliminar los gastos iniciales en estanterías, sistemas de seguridad y equipos de climatización. Pagar únicamente por el espacio que realmente necesita permite que los servicios RIM se ajusten incluso a presupuestos reducidos; no son soluciones exclusivas para grandes corporaciones.
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