Descargue la Guía del Administrador de Registros sobre Firmas Electrónicas y Cumplimiento en EE. UU. y Canadá para comprender mejor las regulaciones clave y los requisitos de retención relacionados con los registros firmados electrónicamente.
Un contrato de hace diez años puede ser indispensable para resolver una reclamación. Un expediente de un proyecto cerrado puede contener la evidencia que solicita una auditoría. Cuando esos documentos están en cajas sin identificar o en carpetas digitales desorganizadas, encontrarlos depende demasiado de quién recuerda dónde se guardaron.
Para las organizaciones en Puerto Rico que desean modernizar el manejo de sus registros para integrar al uso de la inteligencia artificial, el primer paso es conocer la información que conservan. Access ayuda a organizar archivos físicos, crear índices por expediente y facilitar su recuperación. Esa preparación permite seleccionar qué documentos digitalizar y evaluar su uso en futuras iniciativas de IA.
Puerto Rico actualizó su marco de gestión documental con la Ley 107-2025, conocida como Ley de Administración y Conservación de Documentos Públicos para el Siglo XXI. Para las entidades públicas comprendidas en su alcance, la ley contempla la conservación de documentos físicos y digitales, los periodos de retención y la evaluación de documentos con valor histórico.
Digitalizar un documento público no equivale, por sí solo, a obtener autorización para destruir su original. Las decisiones de disposición deben seguir los procedimientos y las autorizaciones correspondientes.
Para las organizaciones que modernizan sus archivos, esto refuerza una práctica fundamental: identificar qué información conservan, conocer su valor y documentar las decisiones sobre su manejo. Un inventario más claro puede apoyar esa evaluación y orientar los proyectos de indexación y digitalización.
Los archivos históricos empresariales pueden incluir contratos, expedientes administrativos, documentos financieros y registros de operaciones anteriores. Aunque ya no se consulten a diario, pueden conservar valor para el negocio o estar sujetos a requisitos de retención.
Un inventario inicial debe establecer qué tipos de documentos existen, dónde están ubicados y qué departamento es responsable de ellos. También conviene registrar su estado físico y frecuencia de consulta. Una caja rotulada únicamente como «Administración 2012» ofrece poca orientación cuando alguien busca un expediente específico.
Access puede apoyar la evaluación del archivo y la definición del alcance de los servicios de almacenamiento, indexación, retención y digitalización. El objetivo es relacionar la organización de los documentos con las necesidades reales de consulta.
Nuestro servicio Access Classic le ayuda a mejorar la visibilidad de los registros almacenados en las cajas con inventarios limitados o incompletos. El servicio asiste durante la captura de imágenes de la etiqueta exterior y ofrece una vista superior del contenido de la caja. Mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), extrae texto visible que puede consultarse en la aplicación de Access Classic | Services Portal.
Esta capacidad permite revisar las imágenes y buscar palabras o nombres capturados, lo que ayuda a realizar solicitudes de recuperación más precisas sin comenzar con un proyecto completo de indexación.
Esa visibilidad inicial también puede orientar la planificación de las siguientes etapas: identificar qué archivos requieren una revisión más detallada, cuáles conviene indexar a nivel de expediente y cuáles deben digitalizarse según las necesidades del negocio.
Contar con mayor visibilidad del archivo físico puede facilitar la revisión documental. La información obtenida mediante nuestros servicios de captura le puede servir como punto de partida para identificar cajas que requieren evaluación adicional, mientras las decisiones de retención, conservación histórica y disposición permanecen sujetas a los criterios y autorizaciones aplicables.
La indexación consiste en registrar datos que permiten identificar y localizar un expediente. Estos datos, llamados metadatos, pueden incluir el número de contrato, el tipo de documento, las fechas y el departamento responsable, según lo acordado para el proyecto.
Por ejemplo, una organización podría localizar un contrato mediante su número y año, en lugar de abrir varias cajas. Para lograrlo, necesita criterios consistentes: si un departamento registra fechas de una manera y otro utiliza abreviaturas distintas, la búsqueda pierde precisión.
Access Unify | Records combina almacenamiento físico seguro, indexación digital por expediente y escaneo bajo demanda. Su enfoque permite conocer el contenido del archivo y solicitar documentos específicos sin digitalizar toda la colección al inicio. [1]
Una vez identificado el archivo, la organización puede decidir qué documentos requieren acceso digital inmediato y cuáles pueden permanecer almacenados hasta que se soliciten.
Los expedientes que se consultan frecuentemente pueden ser candidatos para una digitalización planificada. Para otros, el escaneo bajo demanda permite obtener una copia digital cuando surge una necesidad. La selección debe considerar el uso previsto y las condiciones de conservación de los originales.
Este enfoque ayuda a concentrar el trabajo de digitalización en la información que se necesita, mientras el resto del archivo permanece identificado y disponible para su recuperación.
El reconocimiento óptico de caracteres, conocido como OCR, convierte el texto de una imagen escaneada en texto que un sistema puede procesar. La indexación ayuda a localizar el expediente; el OCR permite buscar palabras dentro de sus páginas cuando la calidad del documento lo permite.
Access ofrece servicios de digitalización que pueden incorporar OCR, captura de metadatos y revisión de calidad, según el alcance del proyecto. [2] Una imagen digital, un índice por expediente y un documento con texto reconocible cumplen funciones distintas. Conviene definir cuál necesita cada colección.
En archivos que combinan español e inglés, la revisión debe contemplar ambos idiomas. Es útil probar nombres con acentos, abreviaturas y fechas, además de revisar documentos con sellos, texto tenue o anotaciones manuscritas. El reconocimiento automático requiere validación antes de utilizar sus resultados en procesos importantes.
Descargue la Guía del Administrador de Registros sobre Firmas Electrónicas y Cumplimiento en EE. UU. y Canadá para comprender mejor las regulaciones clave y los requisitos de retención relacionados con los registros firmados electrónicamente.
Los documentos digitalizados con texto reconocible y metadatos consistentes pueden facilitar proyectos de búsqueda asistida, clasificación o extracción de información. Su utilidad dependerá de la herramienta seleccionada, la calidad del contenido y los controles que establezca la organización.
Antes de incorporar un archivo a una iniciativa de IA, conviene definir:
Organizar el archivo y digitalizar los documentos seleccionados son pasos de preparación. La conexión con una herramienta de IA debe evaluarse como parte de un proyecto específico, con requisitos técnicos y de seguridad definidos.
Modernizar el acceso también requiere revisar cuánto tiempo debe conservarse cada categoría documental y qué ocurre cuando termina ese plazo. La digitalización por sí sola no autoriza la destrucción del original.
Los responsables de información, tecnología y cumplimiento deben acordar las reglas de retención, las restricciones de acceso y las suspensiones de destrucción que correspondan. Los documentos con valor histórico permanente requieren una decisión de conservación específica.
Access puede apoyar el almacenamiento, la recuperación y los servicios de disposición documental conforme al alcance contratado y a las autorizaciones de la organización. Así, el acceso digital se integra en un programa continuo de manejo de registros.
Access cuenta con presencia en Puerto Rico y ofrece servicios de almacenamiento de documentos, escaneo, proyectos de digitalización y destrucción segura. [3]
Para comenzar, seleccione una colección cuyo acceso represente un problema concreto, como contratos que se solicitan con frecuencia. Revise su inventario, defina los campos del índice y pruebe la recuperación de una muestra. Si el proyecto contempla IA, valide también la calidad del texto y los permisos antes de ampliar el alcance.
Converse con Access en Puerto Rico sobre cómo identificar e indexar sus archivos y establecer un plan de digitalización alineado con las necesidades de su organización.
[1] Access Unify | Records
https://www.accesscorp.com/access-unify/records/
[2] Servicios de digitalización empresarial
https://www.accesscorp.com/classic/scanning-imaging/document-scanning/enterprise-document-scanning/
[3] Access en Puerto Rico y destino sugerido del botón
https://es.accesscorp.com/localidades-de-access/puerto-rico/
Texto oficial de la Ley 107-2025 publicado por OGP
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