Cada día circula información confidencial por su organización, y garantizar su seguridad no se limita únicamente a los archivos digitales. Contar con un proceso claro y fiable para la destrucción de registros físicos reduce el riesgo de incumplimiento normativo y protege a los clientes, empleados y socios comerciales que confían en que su organización mantendrá la privacidad de sus datos.
Desde la decisión de qué documentos destruir hasta la elección del servicio y el socio adecuados, cada paso de su proceso de destrucción física es fundamental. Profundicemos en los detalles que debe tener en cuenta al diseñar una estrategia de destrucción jurídicamente defendible.
Antes de seleccionar un socio para la destrucción de documentos, es importante aclarar cómo funcionará su proceso de trituración en el día a día. La estructura adecuada debe minimizar los riesgos, reducir los costos innecesarios y facilitar la demostración del cumplimiento normativo. Al evaluar sus opciones, tenga en cuenta las compensaciones operativas que subyacen a estas decisiones clave del proceso.
¿Es preferible simplemente triturar todo o hacer que los empleados clasifiquen los documentos para determinar cuáles deben triturarse y cuáles no? El enfoque adecuado varía según la organización, pero las prioridades fundamentales son la simplicidad y la protección de la confidencialidad. En la mayoría de los casos, una política de «triturarlo todo» constituye la opción más segura y eficiente, ya que minimiza el error humano y protege contra riesgos tales como las filtraciones de datos, las vulneraciones de la confidencialidad y los posibles problemas legales.
Si bien la destrucción in situ ofrece la ventaja de brindar tranquilidad, no es necesariamente una mejor opción que las alternativas externas. Al diseñar sus procesos, tenga en cuenta las obligaciones de presenciar el procedimiento, los costos y las alianzas estratégicas.
Los servicios de trituración in situ a menudo pueden plantear problemas logísticos: los vehículos móviles de trituración son voluminosos y ruidosos, y requieren permanecer en un muelle de carga durante un mínimo de media hora.
«Si no tiene la obligación de presenciar la destrucción, no tiene sentido realizarla in situ», señala Andrew Garner, Director de Secure Shred en Access. «La trituración in situ siempre resultará más costosa».
Asimismo, cabe considerar la conveniencia de trabajar con un único proveedor para todas sus necesidades de gestión de la información. Si ya trabaja con el mismo socio tanto para la destrucción segura como para el almacenamiento externo, resulta poco lógico asumir el gasto adicional que conlleva la trituración in situ. El proveedor puede simplemente destruir los registros y la información que hayan alcanzado su fecha de destrucción en las mismas instalaciones donde se encontraban almacenados.
Al elegir entre un servicio programado y uno bajo demanda, tenga en cuenta que el objetivo es que su proveedor de servicios de destrucción recoja o procese siempre contenedores llenos.
Si su volumen de residuos es irregular, la destrucción bajo demanda podría resultar más adecuada para su organización. No obstante, esta modalidad suele ser más costosa, dado que conlleva mayores gastos de combustible y mano de obra. Asimismo, es posible que no se garantice el servicio para el día siguiente.
Un servicio programado puede adaptarse a sus necesidades estableciendo la frecuencia más eficaz y el número de contenedores idóneo, lo cual contribuye a establecer un proceso fiable y estructurado. Además, le brinda la oportunidad de responder a los auditores diciendo: «nuestro proveedor de destrucción segura acude cada dos semanas», en lugar de: «vienen cuando pueden».
Esta serie de seminarios web de 5 partes sobre la creación de un programa RIM desde cero está diseñada para aquellos que son nuevos en la profesión de RIM, esta serie proporcionará pasos claros en todo, desde las etapas iniciales…
¿Se pregunta cómo es el proceso de trituración dentro de una instalación segura? Aquí le ofrecemos un vistazo rápido a nuestras capacidades de trituración.
El primer paso para elegir a su socio de destrucción segura consiste en asegurarse de que la empresa cuente con la certificación AAA de la Asociación Nacional para la Destrucción de Información (NAID). Esta certificación «verifica que los servicios de las empresas de destrucción segura de datos cumplan con todas las leyes de protección de datos vigentes, mediante auditorías programadas y sorpresivas realizadas por profesionales de seguridad capacitados y acreditados, cumpliendo así con las obligaciones de diligencia debida regulatoria de los clientes». En resumen, esto significa que su socio se regirá por los estándares de seguridad legales y procedimentales adecuados.
Una vez que haya reducido su lista de socios potenciales, solicite realizar visitas a sus instalaciones para cerciorarse de que mantienen un nivel de seguridad que satisfaga sus necesidades.
Mientras se encuentre allí, pregúntese si se siente cómodo con la forma en que gestionan el proceso. Esto contribuirá en gran medida a su tranquilidad al momento de enviar información confidencial a sus instalaciones para su destrucción.
Asegúrese de hacer muchas preguntas, tales como::
Cuando recibes respuestas que te dan tranquilidad y los detalles operativos encajan, ese es tu nuevo socio.
Un programa sólido y seguro de destrucción de documentos se fundamenta en la sencillez, la constancia y la confianza. Ya sea que opte por una política de destrucción total, un servicio programado o un procesamiento externo, el enfoque idóneo es aquel que minimiza los riesgos y, al mismo tiempo, se integra a la perfección en sus operaciones.
Al elegir un socio certificado y transparente, y al formular las preguntas pertinentes, usted podrá trascender el mero cumplimiento normativo para alcanzar una confianza duradera en la forma en que se gestiona su información en cada etapa del proceso.
Para profundizar en los aspectos clave de la relación proveedor-cliente al seleccionar un socio para la destrucción de documentos, le invitamos a consultar nuestra guía *De proveedor a socio*. En ella encontrará una variedad de preguntas modelo que podrá utilizar para evaluar exhaustivamente a sus socios potenciales.
Para explorar nuestras opciones de servicios de destrucción segura o solicitar un presupuesto, póngase en contacto con nosotros.
Share